Le truc génial d'Ashton Kutcher pour gérer ses courriels!

Connaissez-vous vraiment Ashton Kutcher? J’imagine que vous avez en tête l’acteur qui s’est fait connaître dernièrement pour son interprétation de Steve Jobs dans le film Jobs (2013). Ou encore, pour ses apparitions dans les téléséries Dude, Where’s My Car? et That ‘70s Show. Mais saviez-vous qu’il est surtout, aujourd’hui, un investisseur couronné de succès?

À la tête de Sound Ventures, il gère des fonds investis dans une soixantaine de firmes technologiques, dont Skype, Foursquare, Airbnb, Path et Fab.com. Rien qu’en août dernier, il a mis de l’argent dans cinq start-ups, soit Neighborly, Zenreach, ResearchGate, Kopari Beauty et Lemonade.

Résultat? Il est inondé de courriels, à ne plus savoir où donner de la tête.

«Chaque matin, je passais deux heures minimum à gérer mes courriels. Je répondais à chacun d’eux, du mieux que je pouvais. C’était sans fin : chaque fois que je répondais, j’en recevais en retour trois autres», a-t-il récemment raconté dans le cadre d’un podcast du site Web Thrive Global.

«Et puis j’ai réalisé qu’en répondant ainsi à tous ces courriels, je ne faisais que travailler pour les autres, a-t-il poursuivi. Chacune de mes réponses les aidait à progresser, à rayer de leur liste de choses à faire des tâches à mener à bien à court terme. Mais moi, ça ne m’aidait aucunement dans ce que je devais impérativement faire dans la journée.»

Ce constat l’a amené à regarder sa boîte de courriels sous un tout nouveau jour : «J’ai décidé d’inverser les rôles, a-t-il confié. Je me suis mis à considérer ma propre liste de choses à boucler d’ici la fin de la journée, puis à scruter ma boîte de courriels en fonction de celle-ci : dès que quelqu’un me contactait pour un sujet correspondant à l’une des choses que j’avais à faire, j’ouvrais le courriel, y jetait un coup d’œil rapide, puis répondait en invitant la personne à me donner un coup de main spécifique pour accomplir ce que je devais accomplir. Quant aux autres courriels, ceux qui n’avaient aucun rapport direct avec ce que je devais accomplir, je ne les ouvrais même plus.»

Comment sont traités, dès lors, les courriels sans réponse de sa part? Ashton Kutcher a mis en place un filtre intelligent : chaque courriel qui lui est envoyé reçoit une réponse automatique qui indique que les chances qu’il y réponde personnellement sont «plus que minimes» et que mieux vaut, par conséquent, rediriger le courriel vers un autre responsable de l’entreprise, en fonction du sujet en question; et suit une liste de contacts de responsables (finance, marketing, etc.).

«Maintenant, je ne me lève plus pour passer les deux premières heures de ma journée à répondre à des courriels, dit-il. J’arrive au bureau et je me donne une heure à moi, tout seul, juste pour planifier ma journée et prendre enfin le temps de réfléchir à ce qui doit l’être. Pendant cette heure-là, je ne regarde pas une seconde mes courriels.

«Après ça, j’amorce la tâche qui me paraît la plus judicieuse, a-t-il poursuivi. Je ne consulte toujours pas mes courriels. J’avance à pas de géants dans ce que je dois faire. Et ce n’est que lorsque je n’en peux plus que, là, je regarde mes courriels, histoire de dénicher les personnes qui pourraient me donner un coup de main efficace pour continuer d’avancer.»

Et d’ajouter : «Ma nouvelle façon de gérer les courriels a changé ma vie au travail. Littéralement. Les courriels ne sont plus une source de stress pour moi, mais un moyen supplémentaire d’atteindre mes objectifs.»

Fascinant, n’est-ce pas? Il y a, donc, bel et bien moyen de tourner les courriels à notre avantage, au lieu d’en subir la pression constante comme une épée de Damoclès prête à nous trancher la tête si jamais on oubliait de répondre à un courriel crucial.

Bon. Nous entendons d’ici ce que vous êtes en train de penser : «Facile pour lui de ne pas répondre à tous ses courriels, c’est lui le boss. Et puis, tous ceux qu’il ne veut pas traiter, il les refile aux autres. Moi aussi, j’aimerais ça, mais si je jouais ce petit tour aux autres, je perdrais vite mon job... ou une opportunité. »

Avez-vous raison de penser ainsi ? Ou tort? Eh bien, nous pensons qu’il y a matière à s’inspirer de ce que fait Ashton Kutcher. Beaucoup plus que ce que vous croyez. Y compris si vous êtes l’adjointe administrative du boss, ou un chercheur d’emploi, convaincue qu’il est impératif de répondre dans la seconde à tous les courriels qui défilent devant vos yeux. Si, si…

Par exemple, il a raison de ne pas sauter sur sa boîte de courriels dès son arrivée au bureau, et de prendre le temps de penser à sa journée (une heure, c’est peut-être beaucoup, mais bon, c’est le boss…). Car c’est là le moment de la journée où notre cerveau est le plus frais et le plus agile, et il est ridicule de lui imposer alors des tâches répétitives, ne nécessitant que peu d’efforts intellectuels, comme le traitement de courriels.

Idem, Ashton Kutcher a raison d’inverser les rôles. De un : À quoi lui sert d’être au service des autres, si cela ne lui apporte rien? Et plus important, si cela l’emmène à être parfois improductif. C’st que, à force de lire les doléances des autres, vous détournez vos objectifs de la journée. Un opérateur économique camerounais nous l’expliquait cela clairement : « il y a des courriels qui vous pourrissent la journée et voir même la semaine si vous la regardez le lundi. »

De deux : Il faut que chacun gagne quelque chose de l’échange qui est amorcé par le courriel, c’est-à-dire que chacun puisse rendre service à l’autre, tout en bénéficiant du coup de main de l’autre. Car cela permet de nouer un vrai lien, en combinant subtilement reconnaissance - je reconnais la qualité du travail de l’autre, puisque je lui demande de l’aide, et inversement - et récompense - je reçois l’aide de l’autre, et inversement.

Il a encore raison en filtrant les courriels reçus. Et, vous comme nous, nous pouvons très bien le faire aussi. Comment? Prendre un peu de recul et regarder les courriels que nous avons reçu dans la journée et qui, en vérité, ne nous étaient pas destinés («ça, ça concernait plutôt le marketing», «ça, la comptabilité», etc.). Maintenant, préparez une réponse type pour ce type de courriels-là (en renvoyant vers le bon service), et désormais, chaque fois que vous en recevez un, ne perdez pas de temps à le lire, répondez-y juste par un copier-coller. L’air de rien, vous gagnerez ainsi un temps fou.

Ah oui oui … Vous pensez sûrement que c’est infaisable pour vous. Que quelqu’un va se plaindre que vous pelletez dans la cour des autres. Détrompez-vous! Voici une confession de Olivier SCHMOUKER à l’origine de ce brillant billet, « c’est exactement ce que je fais depuis des mois et des mois, et ma gestion des courriels n’a jamais fâché quiconque. »

 Explication.

« En tant que journaliste, je reçois une tonne de communiqués de la part de relationnistes. Normal. Le hic, c’est que si je devais regarder tous ces courriels et y répondre, j’y passerai la journée : chaque jour, je reçois plus d’une centaine de courriels…

« Ma solution? Elle est encore plus radicale que celle d’Ashton Kutcher : tout courriel d’un relationniste va directement à la poubelle, sans être ouvert; et si jamais je le reçois une seconde fois, l’expéditeur se retrouve aussitôt dans mes indésirables. Un coup de fil suit inévitablement, au bout d’un moment, et j’explique alors que tout communiqué doit passer non par moi, mais par… mes bosses! À eux de juger si l’information ainsi communiquée est pertinente pour moi, ou plutôt pour un autre journaliste. Résultat? Non, mes bosses ne sont pas inondés de courriels de relationnistes par ma faute : l’expéditeur y pense alors à deux fois avant de les “déranger” ; Du coup, ce qui leur paraissait urgent ne l’est plus tant que ça… Vous voyez? »

Voilà. À vous de voir, à présent. Mais sachez que vous gagneriez à oser ne plus être le serviteur zélé de vos courriels. Tout comme l’a osé, avec succès, Ashton Kutcher.

En passant, l’actrice française Karin Viard a dit dans l’émission Les Feux de la rampe : «Il faut oser d’abord, doser ensuite».